Saturday, December 26, 2009

SISTEM FAIL

PENGURUSAN FAIL
PENDAHULUAN

Sistem fail merupakan satu cara, method atau kaedah yang mengandungi proses-proses mengklasifikasi, menyusun, menyimpan dan menyelenggara segala rekod, dokumen atau surat-menyurat di dalam fail dengan tujuan memberi kelancaran dan kelicinan urusan dan pentadbiran sesebuah organisasi termasuklah digunakan disekolah-sekolah.
Walaupun sistem fail digunakan namun masalah-masalah yang sering timbul daripada perlaksanaan tersebut disekolah-sekolah ialah kesukaran mendapatkan fail atau mengambil tempoh masa yang lama untuk mendapatkannya.

Selain itu penyimpanannya yang bercelaru dan tidak sitematik serta mendatangkan kesukaran pada kakitangan baru dalam memahami dan menguasai sistem fail tersebut. Ini terjadi disebabkan oleh kelemahan-kelemahan dalam mengklasifikasi, menyusun, menyimpan, dan menyelenggara sesuatu fail itu yang menjadikan ia tidak seragam dan kurang memuaskan. Ini boleh diatasi dengan mengambil kira empat perkara berikut iaitu pengelasan dan pendaftaran, penyelenggaraan, pengedaran, pemeliharaan dan keselamatan fail.

LANGKAH-LANGKAH UNTUK MEMANTAPKAN SISTEM FAIL DISEKOLAH

1.Pengelasan dan pendaftaran fail

Perkara-perkara yang perlu diberi perhatian apabila membuka fail-fail baru ialah memberi nombor rujukan fail. Sebagai contoh, TBA3103/04/02/001. Mengikut prosedur, kod organisasi diletakkan dihadapan seperti contoh di atas TBA 3103 yang merupakan kod pendaftaran SK Maktab Perguruan Kuala Terengganu. Selepas kod organisasi, ia dituruti pula oleh kod perkara utama iaitu 04 yang mewakili perkara berkaitan dengan gerak kerja ko-kurikulum. Ini diikuti pula kod pecahan kepala atau sub subjek 02 yang merujuk kepada kelab dan persatuan. Manakala 001 yang terdapat di akhir nombor rujukan iaitu merupakan kod pecahan kecil yang terdapat di bawah sub subjek iaitu merujuk kepada fail Kelab Bahasa Melayu. .

Tiap-tiap organisasi itu mempunyai cara berlainan dalam mengelaskan fail mereka mengikut keperluan dan kehendak tersendiri. Secara umumnya, terdapat empat sistem pengelasan fail yang utama iaitu sistem abjad, sistem nombor, sistem perkara dan sistem tempat atau kawasan. Bagi sistem abjad, setiap fail yang dibuka diberi abjad-abjad tertentu yang mengikut huruf awal nama atau tajuk fail seperti huruf K untuk kewangan. Menurut sistem nombor pula, fail-fail yang dibuka diberikan nombor-nombor yang mewakili perkara-perkara tertentu dan ia disusun mengikut nombor tanpa mengikut susunan perkara.

Fail-fail yang dibuka mengikut perkara yang ditetapkan ialah menggunakan sistem perkara. Perkara-perkara yang dicatatkan bergantung kepada urusan yang dijalankan oleh sesebuah organisasi. Sebagai contoh, untuk merujuk perkara yang berkaitan dengan pesanan dan pembelian maka fail yang perlu dicari ialah fail yang merujuk kepada perkara kewangan dan akaun. Bagi sistem tempat dan kawasan biasanya fail-fail dikelaskan mengikut tempat dan kawasan. Setiap fail yang dibuka dan akan dibuka haruslah diberi tajuk-tajuk yang bersesuaian, ringkas dan dapat membayangkan isi kandungannya.

2. Penyelenggaraan fail.

Tiga perkara yang perlu dipastikan dalam penyelenggaraan fail iaitu sampul kecil, kertas minit dan penutupan fail. Sampul kecil merupakan fail sementara dan tidak aktif yang digunakan apabila fail asal tidak ditemui. Apabila fail asal telah ditemui fail sementara hendaklah ditutup dan dimasukkan ke dalam fail asal.

Kertas minit pula merupakan satu senarai surat yang masuk keluar dengan memberi nombor rujukan yang biasanya diletakkan dihadapan di dalam fail Warna dakwat merah digunakan untuk surat yang masuk manakala untuk surat keluar digunakan dakwat berwarna biru atau hitam. Sesuatu fail yang mengandungi 100 kandungan atau difikirkan terlalu tebal hendaklah ditutup dan dicatatkan dengan jilid I. Fail baru yang dibuka dijilidkan dengan jilid II disamping menggunakan nombor rujukan yang sama. Bagi nombor siri surat dimulakan dengan nombor baru.

3.Pengedaran fail

Setiap pergerakan fail hendaklah direkodkan dan melalui bahagian pendaftaran fail atau pembantu tadbir yang mengendalikan fail. Ia bertujuan supaya fail tersebut tidak hilang dan mudah didapati apabila diperlukan. Biasanya ia mengandungi maklumat tarikh, nama pemohon atau penerima fail dan butir pengedaran. Biasanya sistem doket yang merupakan borang am89 dan 89A digunakan untuk tujuan pendaftaran pengedaran yang melibatkan jabatan-jabatan kerajaan yang berhubung dengan orang ramai.

Bagi sistem pengedaran fail disekolah ada dua sistem yang dilihat bersesuaian diamalkan dipejabat sekolah iiati sistem kad, sistem buku dan sistem komputer. Untuk penggunaan sistem kad, terdapat tiga perkara penting yang dicatatkan iaitu nombor rujukan, tajuk dan tarikh fail itu dibuka. Sistem ini merupakan sistem yang paling sesuai digunakan, mudah dilaksanakan dan mudah disimpan. Sistem buku juga mudah digunakan dengan menyediakan satu buku yang mengandungi senarai fail dihalaman depan buku dan beberapa ruang digaris yang mengandungi bilangan, nombor fail, tajuk, nama pegawai, tarikh pinjaman, tarikh dikembalikan dan tandatangan.

4. Pemeliharaan dan keselamatan fail.

Fail-fail perlu dipelihara supaya kandungan di dalamnya tidak hilang, cicir, kebocoron maklumat atau koyak. Sekiranya koyak hendaklah diperbaiki. Selain itu, fail-fail hendaklah dipastikan selamat daripada hujan, banjir dan ancaman serangga. Untuk itu, pihak pengurusan perlu mengambil kira alat-alat yang sesuai untuk penyimpanan fail yang mana ia tidak mudah rosak, tidak mudah terbakar dan baik buatannya. Biasanya, fail-fail disimpan dalam kabinet yang diperbuat daripada logam.

Jenis-jenis fail yang sesuai digunakan untuk cabinet tersebut ialah jenis fail berlipat nipis dan ditebukkan lubang ditepi sebelah kiri dan digunakan bersama tali fail.Ia sesuai Ini akan menjimatkan kos dan memerlukan ruang yang paling minimum. Sekiranya ia disimpan di rak-rak terbuka seperti rak-rak buku, kebiasaannya fail berkulit keras digunakan bagi memudahkan pencarian yang mana nombor rujukan ditulis ditulang belakang fail.


Pihak pengurusan perlulah memlihara keselamatan kandungan fail, Fail-fail hendaklah dipastikan peringkat keselamatan. Fail-fail keselamatan hendaklah diasingkan daripada fail-fail terbuka. Untuk itu ia perlu disimpan dibilik sulit, terkawal, selamat dan berkunci. Hanya pegawai yang diberi kuasa dan kebenaran sahaja dibenarkan untuk melihat fail-fail ini.

PENUTUP

Sebagai rumusan, sistem fail yang baik dan berkesan boleh dilihat apabila sesuatu rekod atau dokumen itu mudah diperolehi dengan segera apabila ia diperlukan. Selain menggunakan ruang dan kos yang paling minimum, ia juga hendaklah mudah difahami, tidak mengelirukan dan mudah dikendalikan walaupun oleh kakitangan yang baru. Selain itu, sifat sistem fail itu tidak rigid dan boleh diubahsuai samada dengan tujuan membesarkan atau mengecilkan sistem fail tersebut mengikut situasi, keperluan dan kehendak sesebuah organisasi.

Penting bagi sesebuah organisasi itu memastikan tahap keselamatan fail daripada segala bentuk bencana alam, kebakaran, kekotoran dan usaha-usaha untuk mencerobohinya terutama fail-fail yang tertakluk kepada Akta Rahsia Rasmi. Segalanya boleh dicapai dengan memastikan lima perkara tadi iaitu pengelasan, pendaftaran dan penyelenggaraan, pengedaran, penyimpanan serta pemeliharaan dan keselamatan fail diberi perhatian sebaiknya.

1 comment:

  1. Assalammualaikum..ehem..macam kenal je karangan ni...plagiat tu namanya dik...sistem pengurusan fail tu akak hantar untuk esei Kursus induksi..jangan tiru bulat2 sudah lah..sekadar rujukan tak pe

    ReplyDelete